Viešieji pirkimai yra ta sritis apie kurią dažniausiai labai daug girdime, tačiau  praktiškai netenka su tuo susidurti. Na, bent jau visuomenei, kuritikisi, kad sumokėti mokesčiai padės pagerinti žmonių kasdienybę, o viešieji konkursai, kurie yra skirti skaidrumo didinimui – tai padės pasiekti.

Taip pat dažnai galvojama, kad viešieji konkursai yra skirti tik didelėms įmonėms, kurios bet kuriuo atveju nukonkuruoja mažesnes. Tai – klaidingas požiūris. Ypač šiuo metu, kai atsiranda įvairios pataisos, kurių tikslas ir yra užtikrinti, kad dalyvaus kuo daugiau verslų, net ir fiziniai asmenys, kurie vykdo konkrečią veiklą, ir taip bus didinamas skaidrumas, kurio ir siekiama rengiant viešuosiuose pirkimus.

Galiausiai, net ir labai smulkus verslas gali sėkmingai laimėti prieš didelį. Tik svarbiausia – smulkmenų skaitymas, įsisavinimas ir tuo pačiu patrauklesnio pasiūlymo nei konkurentų, pateikimas.

Kritikavimas - nėra geras tonas

Tie tiekėjai, kurie jau ne vienerius metus dalyvauja konkursuose – dažniausiai jaučiasi tikri asai šioje sferoje ir paprasčiausiai kartais linkę teikti savo korekcijas, net pastabas, kurios gali atrodyti gana įžūlios vykdytojams. Štai todėl siūlome teikti pasiūlymus dėl tam tikrų sutarties sąlygų tik tokiu atveju, kai matote, kad yra paliktos netyčinės klaidos, kurias galbūt reikia koreguoti. Tiekėjo bandymai teikti pasiūlymus dėl užsakymo charakteristikų vertinimo tik todėl, kad jam atrodo, kad jo variantas yra geresnis – nepageidaujami.

Įsiskaitymas į sąlygas – vienas svarbiausių darbų

Viešuosiuose pirkimuose svarbiausia yra ne sėkmė, tačiau didelis darbas. Žinoma, dažniausiai su laiku, kai ateina daugiau praktikos – tas darbas tampa lengvesnis, paprastesnis, juolab, turimi šablonai, kurie gali būti naudojami ne vieną kartą. Dažniausiai tik porą pirmų kartų atrodo komplikuoti ir norisi juos kuo labiau supaprastinti. Tai padaryti galima detaliai įsiskaičius į sąlygas, kuo smulkmeniškiau, kadangi tai garantuoja, kad ne tik padidės Jūsų tikimybės laimėti, tačiau ir kad atsakingai teiksite savo kandidatūrą ir nesulauksite nuobaudų tais atvejais, kai galiausiai laimėjus konkursą – nepavyks atitikti sąlygų.

Atsiminkite, kad kai smulkmenos jau bus sutartos – keisti dokumentų nebebus galima. Tam tikroms išlygomis, kai abi pusės sutinka – mini korekcijos galimos, tačiau jos keičiamos ne taip paprastai kaip sudarant kitas komercines sutartis. Paprasčiausiai egzistuoja tam tikros taisyklės, kurios yra taikomos būtent viešuosiuose pirkimuose, tad jų laikytis yra būtina. O geriausia, kai jokios korekcijos apskritai nebereikalingos. Tai padeda sutaupyti daug laiko ir po laimėjimo – skubiai imtis įgyvendinimo darbų.

Laikas klausimų pateikimui - labai svarbus

Įsigilinus į smulkmenas labai svarbu sau atsakyti į klausimą – ar viskas atrodo aišku. Natūralu, kad klausimai gali kilti, kadangi tikrai ne visada pirkimo vykdytojai labai aiškiai pateikia rekomendacijas. Kartais būna sunku suprasti – kas ir kaip. Klausimai turi būti pateikiami raštu, žinoma, per tam tikrus nustatytus terminus, kurie yra dažniausiai pateikiami konkursų sutartyse.

Be abejo, labai svarbi ir tinkama klaidų pateikimo retorika. Ji turi būti tiksli ir aiški. Jeigu klausimai bus ilgi, netikslūs ir galiausiai pateikiami ne klausimų forma, o labiau diskusijų – dažniausiai nepavyks gauti greitų ir konkrečių atsakymų, kurie padėtų apsispręsti dėl dalyvavimo. Galiausiai, kai klausimai nėra tinkamai suformuluoti – vykdytojas turi teisę net nepateikti atsakymo. Svarbu, žinoma, ne tik konkretumas, tačiau taip pat ir malonus tonas. Jis negali būti aiškinančio pobūdžio, kritikuoti.

Tiekėjo darbas  detalizuoti savo pasiūlymą

Viešuosiuose pirkimuose labai svarbus detalumas, kadangi tam tikros abstrakčios informacijos pateikimas gali trukdyti suprasti kas ir kaip, galiausiai, gali kelti dviprasmybes, kurios vėliau ir kelia nesusipratimus, kuriuos net gali tekti aiškinti teisme.

Jokiu būdu taip pat nekopijuokite vykdytojo pateikiamų reikalavimų. Tiksliau  perrašykite juos savais žodžiais, taip pat naudokite kuo detalesnį tikslumą, kadangi vykdytojui bus paprasčiau įvertinti – ko tikėtis ir tuo pačiu lyginti konkurentus pasirenkant jam labiausiai tinkamą variantą. Nepriklausomai nuo to, siūlote prekes ar paslaugas – reikalingas tikslumas.

Pavyzdžiu, jeigu parduodami batai –verta tikslinti ne tik jų dydį, tačiau taip pat ir spalvas, medžiagas, susegimo modelį, kulno aukštį bei kitus aspektus, kurie padėtų vykdytojui paprasčiau suprasti – kas yra siūloma. Pasikartosime, kad kuo daugiau detalumo – tuo geriau, greitina lyginimą, galiausiai, daugelis vykdytojų neakivaizdžiai deda pliusą tiems verslams, kurie moka dirbti konkrečiai ir operatyviai. Šiais laikais tai labai svarbi savybė.

Reikalingų dokumentų pateikimas

Viešuosiuose pirkimuose gana svarbią vietą užima ir dokumentacijos pateikimas, kuris atliekamas paskutinio žingsnio metu. Bent jau dažniausiai. Pildant užklausą dėl dalyvavimo konkurse kiekvienas tiekėjas turi įvertinti savo galimybes. Nereikia prisegti dokumentų, kurie įrodo, kad jis atitinka keliamus reikalavimus. Dokumentų dažniausiai prašoma tik laimėtojo, dar tada, kol sutartis nėra pasirašyta. Tiesa, išimtinais atvejais vykdytojas turi teisę visų konkurso dalyvių paprašyti pateikti dokumentus, kurie įrodo, kad jie gebūs suteikti paslaugas. Taip dažniausiai daroma tokiu atveju, kai norima supaprastinti pirkimą, padaryti jį greitesniu. Paprasčiausiai pasitaiko tokių atvejų, kai laimėjus konkursą tiekėjas nepateikia dokumentų, kadangi jis neatitinka keliamų reikalavimų. Deja, tokiu atveju negalima rinktis tiekėjo, kuris buvo antroje vietoje pagal pasirinkimą. Iš naujo skelbiamas konkursas, o tai reikalauja nemažai laiko. Štai todėl dokumentacijos įrodymai vis dažniau prašomi svarstymo metu. Ir lygiai dėl to paties prašoma tiekėjo įvertinti savo galimybes. Paprasčiausiai teikdami paraiškas ir tokiu atveju, kai neatitinka reikalavimų – jie bet kuriuo atveju nebus nugalėtojai, tiksliau, sutartis nebus pasirašoma. Tačiau bus sugaištama daug laiko, o pats tiekėjas bus įtraukiamas į nepatikimų sąrašą, kuriame esantys verslai nebegali taip paprastai dalyvauti konkursuose.

Smulkmenos dėl kainos

Pildant paraišką, tiksliau teikiant pasiūlymą – labai svarbu kuo daugiau dėmesio skirti ir kainai, skaičiavimams, kurie labai dažnai lemia – kuris variantas, tiksliau kuris tiekėjas – bus pasirenkamas. Svarbiausia – nepalikti nulių, taip pat, pateikti kainas detaliai, kad net nurodomi keli skaitmenys po kablelio. Gali atrodyti, kad tai nereikalinga smulkmena, tačiau kai vienos tokios sumos dedamos prie kitų ir dauginamos iš tūkstančių – galiausiai skaičiai po kabelio gali labai lemti kainas, o tiek vienai, tiek kitai pusei kainoraščių nustatymas yra labai svarbus ir reikšmingas. Juk vieni siekia kuo daugiau uždirbti kuo mažiau investuojant, o kiti siekia kuo geresnės kokybės už kuo mažesnę kainą.

Taupykite laiką

Svarbiausia nepateikti pasiūlymo paskutinę minutę, kadangi net ir pati geriausia sistema kartais genda, galiausiai, anksčiau pateikę galite būti ramūs, kad liks daugiau laiko paklausimams, kitoms smulkmenoms, juolab, galėsite ruoštis kitiems konkursams ir bandyti dalyvauti net keliuose. Yra paskirtos konkrečios datos ir kiekvienas tiekėjas būtinai turi jų kuo griežčiau laikytis, kadangi tik tokiu atveju dalyvavimas gali būti sėkmingas.